При организации работы транспорта на предприятии необходимо оформление ряда документации, соответствующей требованиям действующего законодательства. Документ, позволяющий водителю осуществлять движение на ТС, принадлежащем юрлицу, называется путевой лист. В нем указана вся информация об эксплуатируемой машине и сотруднике, допущенного к управлению. При несоблюдении правил, организация привлекается к ответственности в виде штрафа за отсутствие путевого листа или ошибок в оформлении.
Основные положения
Путевой лист оформляется предприятием и содержит все реквизиты собственника. Основным предназначением служит указание пути, по которому должен следовать транспорт с согласия организации.
Помимо подтверждения полномочий водителя, который двигается в строгом соответствии с указанным в документе маршруте, путевой лист служит средством контроля перевозки, объемов расходуемого топлива, пробега транспортного средства.
ВАЖНО! С 2013 года были введены новые требования, согласно которым при разработке бланка и оформлении документа юридическое лицо обязано указывать свои реквизиты согласно ФЗ о бухгалтерском учете (ст.9). Существует и альтернативный способ контроля – с помощью утвержденной Госкомстатом формы №78. Выбор бланка остается на усмотрение юрлица, при условии соблюдения установленных законодательством требований к оформлению.
Срок действия и хранения
Оформленные путевые листы подлежат дальнейшей сдаче и хранению в течение определенного срока. Длительность хранения определяется на основе нескольких законодательных норм:
- Приказ №152, утвержденный Минтрансом в 2008 году предполагает хранение в течение 5-летнего срока;
- Приказ №558, утвержденный Минкультуры в 2010 году, допускает срок хранения до 75 лет, если транспортировка производилась в условиях повышенной опасности, тяжелых условиях труда, что подтверждается наличием документа.
- НК РФ требует 4-летнего хранения;
- Закон о бухгалтерском учете предполагает 5 лет хранения.
Путевой лист связан с подтверждением права осуществлять передвижение и имеет ограниченный срок действия. Для предприятий, не оказывающих профессиональных транспортных услуг, документ будет действовать не дольше 1 месяца (в отдельных случаях – не более 1 дня). Для автотранспортных предприятий предполагается ежедневная выдача нового документа.
Когда не требуется
В отдельных случаях, допускается отсутствие путевого листа при управлении транспортом организации.
Основания для разрешенного отсутствия документа приводятся в законе №6, регулирующим порядок функционирования автотранспорта:
- транспортное средство не используется в пассажирских перевозках;
- автомобиль не занят транспортировкой груза или товара, иного багажа;
- транспортная единица не относится к электрическим средствам передвижения или автобусам.
Ответственность за нарушения правил оформления
Законодательство предусматривает ответственность за несоблюдение установленного регламента в отношении транспорта организации и оформления необходимой документации.
За езду без путевого листа налагается штраф на основании положений КоАП:
- ст.12.3 (ч.2), предполагающей ответственность за надлежащую эксплуатацию ТС водителя, с последующим взысканием штрафа 500 рублей или вынесением предупреждения;
- ст.12.31.1, позволяющей назначить более серьезное наказание в отношении уполномоченных сотрудников юрлица в размере 20 тысяч рублей, либо в отношении самой организации с начислением штрафа в размере ста тысяч рублей.
Помимо штрафа за отсутствие путевого листа, ответственность возникает и за неправильно оформленный документ:
- ст. 12.31.1 КоАП РФ позволяет оштрафовать организацию в размере 30 тысяч рублей за отсутствие штампа медосмотра;
- если ответственность несет должностное лицо, размер штрафной санкции 5 тысяч рублей;
- аналогичное наказание ждет при несоблюдении порядка технического осмотра ТС.
На видео об отсутствии путевого листа
В ст. 12.31.1 определяется случай полной ответственности для ИП вне зависимости от того, является ли юрлицом или нет. Это позволяет выписывать предпринимателю штраф в размере 100 тысяч рублей, как и в отношении организаций.